Od 1. 1. 2023 musí mít všechny odborové organizace evidované v OSZSP ČR datovou schránku. Tato nová právní úprava byla provedena novelou zákona č. 261/2021 Sb., která mění zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Povinnost zřídit a používat datovou schránku se dosud vztahovala pouze na právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, od 1. 1. 2023 bude tato povinnost platit pro všechny právnické osoby, které jsou zapsány v registru osob. Mezi registry osob patří mimo jiné i veřejný rejstřík, do kterého se zapisují odborové organizace.
Odborová organizace si může o zřízení datové schránky požádat (i v současnosti) sama. Pokud tak však neučiní, Ministerstvo vnitra zřídí v období od 1. 1. 2023 do 31. 3. 2023 každé odborové organizaci, která je k 1. 1. 2023 zapsána ve veřejném rejstříku a nemá k uvedenému datu zřízenou datovou schránku, bezplatně datovou schránku.
Přesný postup ze strany Ministerstva vnitra ve věci zřízení datových schránek zatím není k dispozici. Z dikce zákona lze dovodit, že Ministerstvo vnitra zašle výlučně do vlastních rukou členům statutárního orgánu, tj. výboru / předsedovi odborové organizace na jejich adresy uvedené ve veřejném rejstříku bezodkladně po zřízení datové schránky přístupové údaje (přístupové jméno a heslo) k datové schránce. Datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášením, nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů. Přístup do datové schránky bude mít pouze statutární orgán organizace, tj. výbor / předseda odborové organizace. Doporučujeme, aby si výbor / předseda odborové organizace určili jednu pověřenou osobu, která bude datovou schránku spravovat, tj. kontrolovat došlou poštu a odesílat ji.
Datová schránka slouží zejména ke komunikaci s orgány veřejné správy – rejstříkový soud, finanční úřad, OSSZ atd. Orgány veřejné správy již nebudou odborové organizaci doručovat písemné listiny na adresu sídla odborové organizace, ale pouze v elektronické podobě do datové schránky. Prostřednictvím datové schránky budou odborové organizace povinny komunikovat nejčastěji s rejstříkovým soudem, finančním úřadem, OSSZ (např. návrh na zápis změn do veřejného rejstříku, založení účetní závěrky / přehledu o majetku a závazcích do sbírky listin, daňové přiznání). Odborová organizace může do datové schránky obdržet například usnesení o zápisu změn ve veřejném rejstříku od rejstříkového soudu.
Připomínáme, že dokument doručený do datové schránky se bude považovat za doručený okamžikem přihlášení příjemce do datové schránky. V případě, že se příjemce do datové schránky nepřihlásí, bude dokument považován za doručený po uplynutí deseti dnů ode dne jeho dodání do datové schránky, aniž by se příjemce s obsahem dokumentu skutečně seznámil (tzv. fikce doručení). Z tohoto důvodu je nezbytné pravidelně provádět kontrolu datové schránky tak, aby se nepropásla žádná lhůta (např. výzva rejstříkového soudu k doplnění podání). Pro tento případ si však lze bezplatně nastavit upozornění příchozí zprávy prostřednictvím e-mailu nebo telefonu. Obsluha a kontrola datové schránky tedy není nakonec větší administrativní zátěží, než obsluha jakékoliv e-mailové schránky.
Samotné zřízení datové schránky odborovým organizacím Ministerstvem vnitra je bezplatné. Bezplatné je i odesílání datových zpráv veřejnoprávním subjektům, odesílání datových zpráv soukromoprávním subjektům (např. jiným odborovým organizacím, obchodním společnostem) je zpoplatněno. Zpoplatněno je rovněž uchovávání datových zpráv, které se jinak automaticky po uplynutí 90 dnů vymažou. Doporučujeme proto příchozí zprávy ihned ukládat na svém uložišti.
Bližší informace o datových schránkách lze nalézt na internetových stránkách https://www.datoveschranky.info/. Na začátku roku budeme odborové organizace o používání datových schránek blíže informovat.
