V rámci existujícího zaměstnání je vhodné si připomenout i pravidla pro doručování listin, jelikož mohou mít základní vliv na existenci pracovněprávního vztahu, a to zejména při doručování výpovědi ze strany zaměstnavatele. Pravidla pro doručování nejdůležitějších písemností, které předává nebo odesílá zaměstnavatel svému zaměstnanci, upravuje ust. § 334 a následující zákoníku práce.
Vztahují se na doručování:
a) písemností, které se týkají vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (například jmenování na vedoucí místo, výpověď z pracovního poměru),
b) písemností o odměňování (zejména platový výměr nebo mzdový výměr),
c) písemnosti obsahujících odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance,
d) záznamu o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce.
Tyto písemnosti musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou. Neměly by být proto předány jiné osobě, i když osobě blízké; výjimkou by teoreticky mohl být případ, kdy bude tato osoba speciálně zmocněna k přebírání písemností na základě plné moci.
1. Osobní doručení
Zaměstnavatel je povinen svému zaměstnanci doručovat zejména osobně tak říkajíc „z ruky do ruky“. Písemnosti mohou být doručeny zaměstnanci zejména na pracovišti, v bytě zaměstnance nebo kdekoliv bude zastižen. Jedná se o základní způsob doručování písemností, kdy by zaměstnavatel měl písemnosti určené zaměstnanci předně doručovat právě tímto způsobem.
2. Doručení elektronicky
Zaměstnanci může být doručováno také elektronicky – e-mailovou poštou. Předpokladem platného doručení touto formou však je to, že zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl „oficiálně“ zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování. Doručování elektronicky je dále vázáno na použití tzv. elektronických podpisů obou stran, kdy zákona stanoví, že písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem a je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem, a to do 3 dnů od jejího odeslání. Vzhledem k těmto podmínkám se v oblasti zdravotnictví a sociálních služeb s tímto specifickým způsobem doručování zaměstnanci v praxi v podstatě nesetkáváme, ale pro úplnost považuji za nezbytné jej zmínit.
3. Doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb
Opakuji, že osobní doručování má být prvotní cestou předání písemností. Až pokud osobní doručení není možné, zaměstnavatel přistupuje k doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (nejčastěji prostřednictvím České pošty, proto nadále budeme používat zjednodušující označení „pošta“), tento způsob doručení má být použit až na druhém místě. Zaměstnavatel v tomto případě posílá listinu na poslední jemu známou zaměstnancovu adresu.
Písemnost je v obou případech ad 1. a ad 3. doručena, jakmile ji zaměstnanec převezme, ať již osobně od zaměstnavatele, od pošty.
Příklad: Zaměstnanec v úterý 11. 6. 2013 obdrží od zaměstnavatele výpověď z pracovního poměru, kterou mu zaměstnavatel předal ráno poté, kdy zaměstnanec přišel do zaměstnání na směnu. Tento den je výpověď z pracovního poměru doručena. Výpovědní doba počíná následující kalendářní měsíc, tj. od července a (pomineme-li výjimečné případy) bude plynout dva měsíce – pracovní poměr skončí k 31. 8. 2013.
Při doručování poštou může nastat situace, kdy doručovatel zaměstnance nezastihne. V tomto případě se písemnost uloží v provozovně provozovatele poštovních služeb – na poště nebo u obecního úřadu. Zaměstnanec se vyzve písemným oznámením o neúspěšném doručení písemnosti, aby si uloženou písemnost do 10 pracovních dnů vyzvedl; zároveň se mu sdělí, kde, od kterého dne a v kterou dobu si může písemnost vyzvednout. V oznámení po uložení písemnosti musí být zaměstnanec poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti (viz níže).
Fikce doručení
V souvislosti s doručením je velice důležité zmínit tzv. fikci doručení, kdy zákon s určitou okolností spojuje účinky doručení písemnosti zaměstnanci, přestože písemnost do jeho fyzické dispozice nepřejde. Tato fikce doručení je předpokládána ve dvou případech:
a) osobní doručování: k fikci doručení dochází v té situaci, kdy zaměstnanec odmítne předávanou písemnost převzít: Nedoručuje-li zaměstnavatel písemnost prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, považuje se písemnost za doručenou také tehdy, jestliže zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne.
b) doručování prostřednictvím pošty: fikce doručení nastupuje tehdy, pokud si zaměstnanec písemnost nepřevezme nebo nevyzvedne uloženou písemnost v zákonem stanovené lhůtě 10 pracovních dnů (viz výše):
Jestliže si zaměstnanec uloženou písemnost nevyzvedne do 10 pracovních dnů, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty; tato nedoručená písemnost se odesílajícímu zaměstnavateli vrátí. Jestliže zaměstnanec doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb znemožní tím, že poštovní zásilku obsahující písemnost odmítne převzít nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy ke znemožnění doručení písemnosti došlo. Zaměstnanec musí být doručovatelem poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti; o poučení musí být proveden písemný záznam.
Příklad: Zaměstnanec nedochází do zaměstnání a je pro zaměstnavatele neznámého pobytu, zaměstnavatel se „z doslechu“ domnívá, že zaměstnanec – aniž by řešil ukončení pracovního poměru – odcestoval na delší dobu do zahraničí. Po 10 pracovních dnech neomluvené absence zašle zaměstnavatel zaměstnanci okamžité zrušení prostřednictvím pošty na adresu, kterou má poznamenanou v osobním spise jako bydliště zaměstnance. Pokud bude písemnost uložena po řádnou dobu kryjící 10 pracovních dnů a zaměstnanci bude předáno (do schránky) písemné oznámení se všemi náležitostmi a poučením (viz výše), je uložená písemnost, tedy okamžité zrušení pracovního poměru, posledním dnem lhůty doručeno. Pracovní poměr tímto končí, ačkoli se zaměstnanec o tomto úkonu nedozví.
Dotazy z praxe
● Můj nadřízený a mzdová účetní mi předali mzdový výměr, zaměstnavatel trvá na tom, že mám mzdový výměr podepsat tam, kde je předepsáno „převzal dne“. Mohu mzdový výměr podepsat, i když s ním nesouhlasím?
Zde pomineme správnost obsahu mzdového výměru a zaměříme se na odpověď týkající se možnosti podpisu zaměstnance a obecně se zaměříme na písemnosti, které jsou jednostranným úkonem zaměstnavatele jako je zejména výpověď z pracovního poměru, odvolání z vedoucího místa, mzdový výměr, kterým zaměstnavatel jednostranně určuje mzdu (nikoli dohoda o mzdě!).
Všechny tyto písemnosti doručuje zaměstnavatel podle shora uvedených pravidel. Jakmile jsou předány zaměstnanci do sféry jeho dispozice, jsou doručeny. V souvislosti s takovými písemnosti se často vynořuje otázka, zda zaměstnanec může tento dokument „zaměstnavateli podepsat“.
Obvykle zaměstnavatel žádá zaměstnance o podpis doložky doručení uvedené právě slovy „převzal dne……“, tímto podpisem zaměstnanec potvrzuje, že písemnost převzal, tedy že mu byla doručena. V takovém případě by nemělo podpisu písemnosti nic bránit, zaměstnanec tímto nestvrzuje svůj „souhlas“.
Ovšem uvedené nelze považovat za neměnné pravidlo, z něhož nemohou existovat výjimky. V každém případě důrazně vždy upozorňujeme na to, aby zaměstnanec podepsal jen takovou listinu, kterou si pečlivě přečte a porozumí tomu, co podepisuje. Jestliže si zaměstnanec není jistý, vždy doporučujeme požádat o čas na posouzení dokumentu a poradit se o svém dalším kroku a například i využít právní poradenství poskytované odborovým svazem. Pokud se na nás obrací člen s tímto dotazem, bude pravděpodobně požádán o předložení kopie listiny k posouzení, protože jen se znalostí obsahu listiny je možné s jistotou odpovědět na tuto otázku.
● V zařízení se proslýchá, že zaměstnavatel bude rušit naše oddělení a obávám se, že v nejbližších dnech dostanu výpověď pro nadbytečnost. Je pro mě výhodné, když od zaměstnavatele nebudu žádné dokumenty přebírat?
Tento postoj zaměstnance obvykle nic neřeší právě z toho důvodu, že zákoník práce upravuje zmiňované fikce doručení. Jestliže zaměstnanec odmítne převzít písemnost, která je například skutečně zmiňovanou výpovědí, přesto nastávají účinky jejího doručení. Pokud zaměstnanec odmítne písemnost převzít, výpověď byla doručena a následující kalendářní měsíc začíná plynout výpovědní doba, a to přesto, že zaměstnanec ani nezná její obsah. Proto tento odmítavý postup zaměstnance není řešením situace zejména tam, kdy zaměstnavatel doručuje zaměstnanci písemnost před jinými přítomnými osobami – svědky.